Ordnung in Mail.app
Um Mail richtig nutzen zu können, ist es unabdingbar, sich eine eigene, übersichtliche Ordnung zuzulegen. Dies kann man mit folgenden Mitteln erreichen:
Lokale Postfächer
Regeln
Intelligente Postfächer
Adressbuch und Mail.app
===================
Angenommen, man hat, so wie ich, mehr als fünf verschiedene POP3-Accounts, die man minütlich abruft, und ein E-Mail-Aufkommen von mehr als 100 E-Mails pro Tag. Angenommen, diese E-Mails betreffen alle vollkommen unterschiedliche Bereiche, wie -Schule, -Beruf, etc. ist es sinnvoll, empfangene E-Mails nicht dauerhaft im Eingang zu belassen, sondern in lokale Postfächer zu verschieben. Diese lassen sich mit im Menü unter Postfach einrichten, und entsprechend sortieren. Dort kann man dann alle E-Mails entsprechend ablegen, und hat so, im besten Falle, ein schönes übersichtliches Archiv.
Nun möchte man das aber nicht immer selbst machen, ein verständlicher Wunsch bei über 100 E-Mails pro Tag, sondern das Programm soll diese Aufgabe übernehmen.
Dafür gibt es in Mail die
===================
Regeln lassen sich in den Einstellungen anfertigen, und können, wenn bestimmte Kriterien erfüllt werden, Aktionen ausführen.
Beispiel 1:
Ich habe mir einen Archiv-Ordner mit Archiv-Postfächern für alle Accounts eingerichtet, in den alle E-Mails des entsprechenden Accounts verschoben werden, die vor mehr als 10 Tagen versandt worden sind. Dadurch fasst mein Eingang dauerhaft kaum mehr als 150 Nachrichten, alles bleibt wunderschön überschaubar.
Beispiel 2:
Da ich täglich zahlreiche E-Mails über Listen der GRÜNEN JUGEND und ähnlich viele E-Mails über deren Moderation erhalte, lasse ich diese auch in entsprechende Ordner verschieben. Öffne ich nun mein E-Mail-Programm und über eine der abonnierten Listen ist eine neue Nachricht gekommen, erscheint sie automatisch in dem dafür vorhergesehenen Ordner und ich kann die neuen E-Mails mit einem schnellen Blick erkennen und deren Wichtigkeit einschätzen.
Wichtig: Wer Regeln für Listenmails verwendet sollte als Kriterium nicht Dinge wie “Betreff” oder “Absender” wählen, sondern am besten den Empfänger. Dieser ist nämlich immer die Liste. Sortiert Mail die E-Mails nach dem Betreff ein, kann es schon einmal sein, dass eine private Diskussion über eine Listenmail im Listenordner landet, und der/dem BenutzerIn einen riesigen Schrecken einjagt.
Als Aktionen wähle ich meist das Verschieben in dafür vorhergesehene Ordner, einige E-Mails markiere ich jedoch auch farbig, um den Eingang noch übersichtlicher zu gestalten. Weitere Möglichkeiten, die Übersichtlichkeit von Mail.app zu gewährleisten bieten
===================
Intelligente Postfächer haben die Eigenschaft, automatisch E-Mails mit vorher festgelegten Kriterien zu sammeln. Im Gegensatz zu “normalen” Postfächern verschieben sie die entsprechenden E-Mails aber nicht, sondern fassen sie nur in einem Ordner zusammen. Das kann für einiges sehr nützlich sein.
Beispiel 1:
Da meine E-Mails in allerlei Postfächer verstreut sind, und ich, wenn ich mal ein paar Tage die E-Mails mit dem Laptop abgerufen habe, sie nicht alle gemeinsam als Ungelesen markieren kann, habe ich mir einen intelligenten Ordner angelegt, der automatisch Ungelesene E-Mails heraussucht, und mir so alle E-Mails auf einem “Haufen” präsentieren kann.
Beispiel 2:
Das Programm Mailboxer bietet die Möglichkeit, für alle Kontakte aus dem Adressbuch ein intelligentes Postfach anzulegen, die die E-Mails dieser Personen sammelt. Das lässt sich zwar auch relativ einfach durch eine Suche (von) lösen, ist so aber etwas schneller und bei Bedarf auch übersichtlich. (Ich könnte beispielsweise sofort sehen, wer mir wieviel E-Mails geschrieben hat, ohne ein großes odere mehrere Postfächer durchforsten zu müssen.)
Noch intelligenter geht es natürlich, wenn man die intelligenten Ordner von Mail.app mit den intelligenten Ordnern des Adressbuchs kombiniert.
===================
Um E-Mails von einer bestimmten Gruppe zu isolieren, kann man das Adressbuch von Apple und Mail sinnvoll verknüpfen. Dazu legt man im Adressbuch eine bestimmte Gruppe an, die beispielsweise alle Personen enthält, deren E-Mail-Adresse auf @gruene-jugend.de endet und richtet gleichzeitig ein intelligentes Postfach mit allen Personen dieser Adresse ein.
Das lässt sich dann natürlich noch verfeinern, so wäre es beispielsweise möglich, einen Ordner mit E-Mails von “locals” zu erstellen, indem man eine Gruppe, welche alle Personen mit dem Standort “Berlin/XY” heraussucht, erstellt und die E-Mails dieser Personen in einen Ordner sortiert.
[...] den gesamten Gesprächsverlauf hatte. Zuerst dachte ich, dass das in Mail nur über „intelligente Postfächer“ möglich wäre, doch weit gefehlt, es ist viel einfacher als man [...]
[...] permalink Gute Anleitung -> Ordnung in Mail.app « Alex Fecke. [...]